ASVA

Estamos incorporando nuevas tecnologías en cuanto a la transmisión de información entre los equipos (vehículos) y la base (oficinas). El vale o albarán que hacen los operarios a mano se está realizando con terminales PDA que comunican directamente con el servidor central pasando todos los datos del servicio automáticamente al programa informático de la empresa, al mismo tiempo los vehículos también disponen de una impresora que emite una copia del albarán para su entrega al cliente.

1.Como situación de partida:

• Parque móvil compuesto por 73 camiones de diferentes tipos (rígidos, articulados, de 3, 4, 5 y más ejes, etc) cuyo sistema de comunicación con la central era el teléfono móvil.
• Diferentes entornos informáticos con Bases de Datos no unificadas.
• Sistema de asignación de servicios mediante cuadrantes de asignación no informatizados.
• Generación manual de albaranes de servicio y partes de trabajo.
• Varias sanciones administrativas por no llevar cumplimentada y en regla la carta de porte.
• Retrasos en la recepción de la información en la central:

• Plazos prolongados entre la emisión del albarán y la recepción del mismo en la central.
• Empleo de gran cantidad de tiempo en las tareas de introducción de los albaranes en el sistema informático y la corrección de errores.

• Control de almacén de consumibles y combustibles no informatizado y poco exhaustivo.
• Empleo de mucho tiempo en la gestión (solicitud, acopio y distribución) de la documentación exigida por los clientes y la Administración Central.

Esta serie de características descritas aquí arriba, entre otras, dan forma a la problemática común que hemos analizado en gran parte de las empresas del sector.

2. Enfoque de Solución: el enfoque de la solución a través de la realización de una Consultoría de Negocio complementada con una Consultoría Tecnológica.

La Consultoría de Negocio sirvió para definir el nuevo modelo de servicio que ASVA ofrecería a sus clientes, socios y proveedores, basándolo en la flexibilidad y agilidad de respuesta ante sus peticiones. Este nuevo modelo de servicio ha permitido:

• Eliminar los retrasos en la recepción de la información en el sistema central.
• Unificar en un mismo sistema informático todas las actividades de la gestión de la compañía.
• Situar a la compañía como un referente nacional en calidad de servicio y rapidez de respuesta.

Durante la Consultoría Tecnológica se definió la nueva arquitectura tecnológica para dar soporte al nuevo modelo de servicio de ASVA para lo cual hubo que crear, en una primera fase, un ERP que unificase en un único sistema todos los aplicativos de gestión y, en una segunda fase, integrarle al ERP una plataforma de movilidad que lo alimentase en remoto y en tiempo real.

En la primera fase se construyó el ERP, que más tarde se denominaría Axis Manager, bajo la plataforma de desarrollo VelNeo. Las características técnicas de esta plataforma y su filosofía de practicidad fueron clave para el desarrollo de Axis Manager en un plazo corto de tiempo y a un bajo coste.

Axis Manager quedó constituido como una solución modular formada por 5 subsistemas con funciones independientes, pero todos ellos integrados, dando lugar a un único sistema de información y gestión que cubre toda la estructura de la empresa.

Finalizado con éxito el proceso de implantación de Axis Manager en ASVA, se pudo acometer la 2ª Fase del Proyecto. Esta 2ª fase consistió en integrarle al ERP una plataforma de movilidad cuyo objetivo funcional era optimizar la planificación y ejecución de los servicios, manteniendo en todo momento comunicada la central con cada uno de los equipos e intercambiando flujos de información entre ambos con la máxima seguridad y protección de los datos.

Esta plataforma de movilidad recibió el nombre de e-truck.

 

El hardware básico para la plataforma móvil e-truck consta de 2 componentes:

 

PDA Una PDA con tecnología GSM/GPRS para el intercambio de datos con el servidor central y Bluetooth para conectarla con la impresora móvil.

Impresora Una Impresora móvil con tecnología Bluetooth para la emisión de cartas de porte, albaranes y partes de trabajo.

Se estudiaron todas las posibles opciones de hardware hasta dar con la configuración óptima. Por ejemplo, se barajó la posibilidad de utilizar PDA's de uso industrial, pero resultaron ser demasiado grandes y costosas, y por tanto poco adecuadas para este proyecto.
Finalmente se decidió que lo referente a los dispositivos móviles (PDA's + transmisión de datos) fuese gestionado por Telefónica Móviles España, en colaboración directa con SISPYME, aportando los modelos Qteck S200 y Grundig GR660.
En cuanto a las impresoras móviles también se probaron varias alternativas hasta dar con la que mejor se ajustaba al caso: la Zebra RW420, una máquina muy robusta y de tamaño ideal para el proyecto.


3. Beneficios La implantación del ERP Axis Manager junto con la plataforma de movilidad e-truck ha supuesto para ASVA:

• Incremento de la Productividad:

• Eliminación de tiempos de:

• Confección de la Carta de Porte
• Confección del Albarán de Servicio
• Entrega física de los Albaranes en la central
• Grabación de datos de los Albaranes

• Ahorro de Coste:

• Combustible
• Ciclos de Facturación más cortos
• Eliminación de Facturas rectificativas

• Mejor Servicio:

• Realización en tiempo real
• Disponibilidad de equipos inmediata
• Asignación más cómoda y precisa

• Mejor Imagen:

• Presentación rigurosa del servicio prestado
• Entrega en tiempo y forma de la Documentación asociada al servicio
• Facturación rigurosa e inmediata
• Imagen de empresa asociada al uso de las nuevas tecnologías

• Mayor Seguridad:

• Carta de Porte emitida automáticamente en base a la Orden de Servicio
• Chequeo de la Documentación exigida en tiempo real

Este es, a grandes rasgos el proceso de gestación y desarrollo del ERP Axis Manager y del revolucionario sistema e-truck. Sistema que estamos seguros de que será el referente a seguir entre las empresas del sector de los Movimientos de Tierras y del transporte.
A día de hoy está enfocado a las empresas de este tipo, pero no resultaría difícil aplicarlo a cualquier empresa que se dedique a la realización de servicios de cualquier tipo que desee tener una solución de movilidad sólida, segura y con mucho futuro.